Конвертация из Excel(SAP/ИБ)

Конвертация из Excel(SAP/ИБ)

Конвертер из Excel(SAP/ИБ) предназначен для загрузки данных из Инфо-бухгалтер/SAP/и иных специфических форматов выгрузки.

Конвертер имеет 3 принципиально разных метода работы: «Произвольный формат», «Инфо-Бухгалтер» и «SAP», выбрать метод конверсии можно, выбрав одноименную радио-кнопку.

Произвольный формат выгрузки

Произвольный формат загрузки данных предназначен для загрузки данных из таких программ, как Галактика, Парус и.пр., так и из простых таблиц, не имеющих определенного формата. Данный формат не требует приводить типы данных (например, тип дата в общий формат), или как либо еще модифицировать исходный файл. Единственное условие – каждая сущность (дата, счет, аналитика, сумма) должна располагаться в отдельном столбце.

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

После выбора файла для загрузки, программа предпримет попытку самостоятельно сопоставить данные файла и целевые поля для загрузки. Некоторые сущности имеют критически важное значение для загрузки, например для проводок поля (Дата, Дт, Кт, Сумма и Содержание операции) обязательны, о чем программа и сообщит при их отсутствии:

На изображении выше, программа сообщает, что не может найти поле «Сумма», без которого загрузка проводок не имеет смысла. Также, для сопоставления полю «Сумма» одной из колонок файла, программа отображает в секции ниже несколько «живых» строк из файла. Для того, чтобы сообщить из какого конкретно столбца файла получать Сумму, следует выбрать это поле в выпадающем списке:

Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Инфо-Бухгалтер

Конвертер Инфо-Бухгалтер предназначен для загрузки данных (проводки и остатки) из программы Инфо-Бухгалтер.

Программа имеет ряд особенностей* при построении отчета, по этой причине реализован отдельный конвертер.

(* Номер документа и исполнитель в одном поле, счета разделены знаком «/», счета содержат аналитику, дата и название операции в одном поле, сумма, количество и вал. сумма располагаются так же в одном поле) 

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

По нажатию кнопки «Подготовить файл», программа попытается сопоставить содержимое файла конкретным полям конвертера(дата, счет, сумма итп.) и даст возможность перенастроить это сопоставление на примере нескольких первых живых строк из файла. Если Вы подготавливаете файл с аналитикой сальдо – программа так же попытается найти и начальные остатки в файле аналитики, а так же прочитает дату их формирования.

Галочка «Показать настройки файла» - скрывает/отображает несколько первых строк из файла, с возможностью настройки сопоставления:

Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Как сформировать Excel файлы из программы Инфо-Бухгалтер?

Журнал проводок:

Выше, на рисунке показаны настройки журнала хозяйственных операций. Для выгрузки данных следует установить точно такие же настройки в программе. Колонка «Доп» отображает удаленные записи.

Чтобы сформировать журнал нажмите меню Операции – журнал. В итоге Инфо-Бухгалтер сформирует журнал следующего вида:

Затем следует сохранить журнал в формате Excel. Крайне рекомендуем использовать формат Excel c 2007 года (*.xlsx)

Аналитика сальдо:

Выше, на рисунке показаны настройки отчетов. Для выгрузки данных следует установить точно такие же настройки в программе.

Чтобы сформировать отчет нажмите меню Отчеты – оборотная ведомость. В итоге Инфо-Бухгалтер сформирует ведомость следующего вида:

Затем следует сохранить ведомость в формате Excel. Крайне рекомендуем использовать формат Excel c 2007 года (*.xlsx)

SAP

Конвертер SAP предназначен для загрузки данных (проводки и остатки) из программы SAP.

Программа имеет ряд особенностей при построении отчетов, по этой причине реализован отдельный конвертер.

*(Особенность загрузки проводок заключается в поиске парной полупроводки, по ряду признаков. Загрузка остатков не имеет уникального механизма, разве что используется разделение счетов и субсчетов, как и в случае с проводками)

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

По нажатию кнопки «Подготовить файл», программа попытается сопоставить содержимое файла конкретным полям конвертера(дата, счет, сумма итп.) и даст возможность перенастроить это сопоставление на примере нескольких первых живых строк из файла. Если Вы подготавливаете файл с аналитикой сальдо – программа так же попытается найти и начальные остатки в файле аналитики, а так же прочитает дату их формирования.

Галочка «Разделять субсчета» - Разделяет счет вида XXXXXXXX на XX.XX.XXXXXX

Галочка «Показать настройки файла» - скрывает/отображает несколько первых строк из файла, с возможностью настройки сопоставления:

Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Как сформировать Excel файлы из программы SAP?

SAP – позволяет конструировать отчеты в свободной форме.

Правила формирования отчета по проводкам в SAP:

Каждая очередная строка файла должна содержать полупроводку. (не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одна полупроводка – одна строка)

Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и номера документав одном столбце)

Файл должен содержать следующие обязательные для загрузки данные: Дата полупроводки, Счет, Сумма, Содержание операции, Номер документа и индикатор Дт/Кт.

(!) Конвертер ищет парные полупроводки по совпадению даты, номера документа и суммы с иным знаком.

Индикатор Дт/Кт – это поле определяющее Дебетовая(S) или Кредитовая(H) полупроводка. (Иначе говоря, это поле должно содержать S или H в зависимости от признака счета дебет\кредит)

Так же имеет смысл добавить в отчет аналитику полупроводок, чтобы аудитор понимал, что это за операция не только по дате и номеру документа.

Правила формирования ведомости по остаткам в SAP:

Каждая очередная строка файла должна содержать остаток. (не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одно сальдо – одна строка)

Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и остатка одном столбце)

Особенностей формирования остатков в разрезе аналитики для SAP нет, достаточно сформировать файл содержащий поля (Счет, аналитика остатка, конечное сальдо Дт, конечное сальдо Кт)

Дополнительно не будет лишним добавить в отчет и начальные остатки (наподобие ОСВ), в таком случае аудитор сможет получить из ведомости и входящие остатки для процедуры «первая проверка»

Настройка работы конвертера из Excel(SAP/ИБ):

Этот раздел предназначен для технических специалистов, причем подобного рода настройка требуется лишь в крайний случаях, когда столкнулись с необычным форматом файла Excel.

Конвертер читает файл с правилами загрузки ConvertExcel.cfg из папки Config, располагающейся в корневой директории программы.

Редактировать файл правил загрузки можно с помощью встроенного в ОС приложения блокнот (notepad.exe) кодировка(1251)

Ключевые слова:

Method=I  Этот параметр указывает метод конверсии(0 - произвольный, 1 - Инфо-Бухгалтер, 2 - SAP) Значение целое(Integer) от 0 -2

ПРОВОДКИ   Признак секции правил для загрузки проводок.

САЛЬДО        Признак секции правил для загрузки остатков.

Описание правил:

Название поля конвертера | Признак критически важного для загрузки поля | Правило поиска по заголовку

Все правила независимы от регистра.

Пример:

Дата проводки|+|Дата                                       

Конвертер будет искать дату проводки по первому вхождению в заголовке файла слова «Дата», причем это поле обязательное для загрузки, о чем говорит «+»

Номер документа|-|Номер док*                        

Конвертер будет искать номер документа по первому вхождению в заголовке файла маски «Номер док*» *- Это любое вхождение маски, включая пустое(например, «номер док» «номер документов» «номер ДОК» итп.), причем это поле не обязательное для загрузки, признак «–»

Нач. сальдо ДТ|-|На ??.??.????&LFДебет        

Конвертер будет искать сумму остатка по первому вхождению в заголовке файла маски «??.??.????&LFДебет» ?- Это любой символ, за исключением пустоты, &LF – Это символ возврата каретки ASCII(10). Иначе говоря, конвертер будет искать структуру вроде «На 01.01.2021», и после символа новой строки должно идти слово Дебет.