Конвертация из Excel(SAP/ИБ)

Конвертация из Excel (SAP/ИБ)

Predvaritelnaya rabota.png

Конвертер из Excel(SAP/ИБ) предназначен для загрузки данных из Инфо-бухгалтер/SAP/и иных специфических форматов выгрузки.

Конвертер имеет 3 принципиально разных метода работы: «Произвольный формат», «Инфо-Бухгалтер» и «SAP», выбрать метод конверсии можно, выбрав одноименную радио-кнопку.

Произвольный формат выгрузки

Predvaritelnaya rabota.png

Произвольный формат загрузки данных предназначен для загрузки данных из таких программ, как Галактика, Парус и.пр., так и из простых таблиц, не имеющих определенного формата. Данный формат не требует приводить типы данных (например, тип дата в общий формат), или как либо еще модифицировать исходный файл. Единственное условие – каждая сущность (дата, счет, аналитика, сумма) должна располагаться в отдельном столбце.

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

После выбора файла для загрузки, программа предпримет попытку самостоятельно сопоставить данные файла и целевые поля для загрузки. Некоторые сущности имеют критически важное значение для загрузки, например для проводок поля (Дата, Дт, Кт, Сумма и Содержание операции) обязательны, о чем программа и сообщит при их отсутствии:
Predvaritelnaya rabota.png
На изображении выше, программа сообщает, что не может найти поле «Сумма», без которого загрузка проводок не имеет смысла. Также, для сопоставления полю «Сумма» одной из колонок файла, программа отображает в секции ниже несколько «живых» строк из файла. Для того, чтобы сообщить из какого конкретно столбца файла получать Сумму, следует выбрать это поле в выпадающем списке:
Predvaritelnaya rabota.png
Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Инфо-Бухгалтер

Predvaritelnaya rabota.png

Конвертер Инфо-Бухгалтер предназначен для загрузки данных (проводки и остатки) из программы Инфо-Бухгалтер.

Программа имеет ряд особенностей* при построении отчета, по этой причине реализован отдельный конвертер.

(* Номер документа и исполнитель в одном поле, счета разделены знаком «/», счета содержат аналитику, дата и название операции в одном поле, сумма, количество и вал. сумма располагаются так же в одном поле) 

Predvaritelnaya rabota.png

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

По нажатию кнопки «Подготовить файл», программа попытается сопоставить содержимое файла конкретным полям конвертера(дата, счет, сумма итп.) и даст возможность перенастроить это сопоставление на примере нескольких первых живых строк из файла. Если Вы подготавливаете файл с аналитикой сальдо – программа так же попытается найти и начальные остатки в файле аналитики, а так же прочитает дату их формирования.

Галочка «Показать настройки файла» - скрывает/отображает несколько первых строк из файла, с возможностью настройки сопоставления:

Predvaritelnaya rabota.png

Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Как сформировать Excel файлы из программы Инфо-Бухгалтер?

Журнал проводок:

Predvaritelnaya rabota.png

Выше, на рисунке показаны настройки журнала хозяйственных операций. Для выгрузки данных следует установить точно такие же настройки в программе. Колонка «Доп» отображает удаленные записи.

Чтобы сформировать журнал нажмите меню Операции – журнал. В итоге Инфо-Бухгалтер сформирует журнал следующего вида:

Predvaritelnaya rabota.png

Затем следует сохранить журнал в формате Excel. Крайне рекомендуем использовать формат Excel c 2007 года (*.xlsx).

Аналитика сальдо:

Predvaritelnaya rabota.png

Выше, на рисунке показаны настройки отчетов. Для выгрузки данных следует установить точно такие же настройки в программе.

Чтобы сформировать отчет нажмите меню Отчеты – оборотная ведомость. В итоге Инфо-Бухгалтер сформирует ведомость следующего вида:

Predvaritelnaya rabota.png

Затем следует сохранить ведомость в формате Excel. Крайне рекомендуем использовать формат Excel c 2007 года (*.xlsx).

SAP

Predvaritelnaya rabota.png

Конвертер SAP предназначен для загрузки данных (проводки и остатки) из программы SAP.

Программа имеет ряд особенностей при построении отчетов, по этой причине реализован отдельный конвертер.

*(Особенность загрузки проводок заключается в поиске парной полупроводки, по ряду признаков. Загрузка остатков не имеет уникального механизма, разве что используется разделение счетов и субсчетов, как и в случае с проводками).

Predvaritelnaya rabota.png

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

По нажатию кнопки «Подготовить файл», программа попытается сопоставить содержимое файла конкретным полям конвертера(дата, счет, сумма и тп.) и даст возможность перенастроить это сопоставление на примере нескольких первых живых строк из файла. Если Вы подготавливаете файл с аналитикой сальдо – программа так же попытается найти и начальные остатки в файле аналитики, а так же прочитает дату их формирования.

Галочка «Разделять субсчета» - Разделяет счет вида XXXXXXXX на XX.XX.XXXXXX

Галочка «Показать настройки файла» - скрывает/отображает несколько первых строк из файла, с возможностью настройки сопоставления:

Predvaritelnaya rabota.png

Для загрузки проводок или остатков в программу, следует нажать кнопку «Конверсия проводок» или «Конверсия сальдо» соответственно.

Как сформировать Excel файлы из программы SAP ?

SAP– позволяет конструировать отчеты в свободной форме.

Правила формирования отчета по проводкам в SAP:

Каждая очередная строка файла должна содержать полупроводку. (не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одна полупроводка – одна строка).

Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и номера документа в одном столбце).

Файл должен содержать следующие обязательные для загрузки данные: Дата полупроводки, Счет, Сумма, Содержание операции, Номер документа и индикатор Дт/Кт.

(!) Конвертер ищет парные полупроводки по совпадению даты, номера документа и суммы с иным знаком.

Индикатор Дт/Кт – это поле определяющее Дебетовая(S) или Кредитовая(H) полупроводка. (Иначе говоря, это поле должно содержать S или H в зависимости от признака счета дебет\кредит).

Так же имеет смысл добавить в отчет аналитику полупроводок, чтобы аудитор понимал, что это за операция не только по дате и номеру документа.

Правила формирования ведомости по остаткам в SAP:

Каждая очередная строка файла должна содержать остаток. (не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одно сальдо – одна строка).

Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и остатка одном столбце).

Особенностей формирования остатков в разрезе аналитики для SAP нет, достаточно сформировать файл содержащий поля (Счет, аналитика остатка, конечное сальдо Дт, конечное сальдо Кт).

Дополнительно не будет лишним добавить в отчет и начальные остатки (наподобие ОСВ), в таком случае аудитор сможет получить из ведомости и входящие остатки для процедуры «первая проверка».

Настройка работы конвертера из Excel (SAP/ИБ):

Этот раздел предназначен для технических специалистов, причем подобного рода настройка требуется лишь в крайний случаях, когда столкнулись с необычным форматом файла Excel.

Конвертер читает файл с правилами загрузки ConvertExcel.cfg из папки Config, располагающейся в корневой директории программы.

Редактировать файл правил загрузки можно с помощью встроенного в ОС приложения блокнот (notepad.exe) кодировка(1251).

Ключевые слова:

Method=I  Этот параметр указывает метод конверсии(0 - произвольный, 1 - Инфо-Бухгалтер, 2 - SAP) Значение целое(Integer) от 0 -2

ПРОВОДКИ Признак секции правил для загрузки проводок.

САЛЬДО Признак секции правил для загрузки остатков.

Описание правил:

Название поля конвертера | Признак критически важного для загрузки поля | Правило поиска по заголовку

Все правила независимы от регистра.

Пример:

Дата проводки|+|Дата

Конвертер будет искать дату проводки по первому вхождению в заголовке файла слова «Дата», причем это поле обязательное для загрузки, о чем говорит «+»

Номер документа|-|Номер док*

Конвертер будет искать номер документа по первому вхождению в заголовке файла маски «Номер док*» *- Это любое вхождение маски, включая пустое(например, «номер док» «номер документов» «номер ДОК» и тп.), причем это поле не обязательное для загрузки, признак «–»

Нач. сальдо ДТ|-| На Дебет

Конвертер будет искать сумму остатка по первому вхождению в заголовке файла маски «Дебет» - Это любой символ, за исключением пустоты, &LF – Это символ возврата каретки ASCII(10). Иначе говоря, конвертер будет искать структуру вроде «На 01.01.2021», и после символа новой строки должно идти слово Дебет.