Конвертер бухгалтерских баз через Excel

Для переноса бухгалтерской базы из файлов, созданных в MS Excel, нужно предварительно создать два файла: Отчет по проводкам и Отчет по аналитике сальдо.

Если данные переносятся из Бухгалтерии 1С 8.х в формате xslx необходимо выполнение следующих операций:

1. Установить флаг Бухгалтерия 1С 8 (по умолчанию установлен).
2. Отчет по проводкам сформировать из меню Отчеты/Отчет по проводкам. Перед формированием Отчета нужно указать период.

После формирования нужно поставить курсор "мыши" на любое поле отчета и выбрать в верхнем меню Файл/Сохранить как. В открывшемся окне следует указать папку, в которой будет сохранен файл, его наименование и, самое главное, тип файла "Лист Excel2007...*xlsx".

Отчет по проводкам может иметь следующий вид:

     3. Отчет по аналитике сальдо формируется из оборотно-сальдовой ведомости, построенной со следующими настройками в правой панели настроек:

• Подгруппа Показатели. Выбираем (отмечая "галочкой") только БУ (данные бухгалтерского учета).
• Подгруппа Группировка. Выбираем "По субсчетам". Далее проводим наиболее трудоемкую часть работы:

1) Нажав на иконку + попадаем в план счетов и выбираем нужный счет (например, 01).

2) Поле "По субсчетам не заполняем".

3) В поле "По субконто" один вид - Основные средства.

4) Добавляем следующий счет - 02.

5) В счете 10 - в поле Субконто, нажав на него, выбираем только один вид - Номенклатура. В счетах 60, 62,66, 76 оставляем субконто Контрагенты. С остальных субконто снимаем "галочку".

6). На усмотрение аудитора добавляется аналитика других счетов, например, 51 - Банковские счета и т.д.   

• Подгруппы Дополнительные данные, Развернутое сальдо и Отбор не заполняются.

После нажатия "Сформировать отчет", его нужно сохранить также, как и файл Отчета по проводкам.

Обращаем внимание, что при формировании оборотно-сальдовой ведомости по аналитике наименование счетов указывать не нужно.

Если нужно импортировать данные из файлов xlsx, созданных в других бухгалтерских базах, то нужно также создать два файла Отчет по проводкам и Отчет по аналитике сальдо, но вводить их более сложным образом.

Прежде всего, снять флаг Бухгалтерия 1С 8.

Далее нужно проставить в открывшихся таблицах номера столбцов, соответствующих данным в файлах формата xslx и номер стартовой строки. Здесь нужно быть особенно внимательным, т.к. в некоторых случаях столбцы могут быть слитыми в один столбец и выглядеть, как один. 

Кроме форм бухгалтерской отчетности в программу заносится оборотно-сальдовая ведомость. Для того, чтобы понять деятельность клиента, необходимо познакомиться с его бухгалтерской базой – объектами учета и хозяйственными операциями, и первым документом, который необходимо детальным образом изучить, является оборотно-сальдовая ведомость.

Как же изучать оборотно-сальдовую ведомость?

Оборотно-сальдовую ведомость нужно изучать одновременно с ведомостью аналитики сальдо (аналитика по счетам). При анализе оборотно-сальдовой ведомости аудитор получает информацию об объектах учета, их числе и стоимости. Можно получить информацию о наиболее значимых объектах, которые обязательно должны проверяться, а также о тех объектах, которые проверять не целесообразно. Изучая оборотно-сальдовую ведомость, опытный аудитор может увидеть все особенности финансовой деятельности предприятия:

• степень износа основных средств и частоту их обновления,
• величину запасов ТМЦ и сопоставить их с оборотом за период,
• размер дебиторской и кредиторской задолженностей, выделить наиболее крупных контрагентов,
• наличие экспортно-импортных операций и их объем,
• наличие займов их размер,
• величину собственных средств в пассивах,
• величину налоговой нагрузки,
• размер заработной платы,
• распределение чистой прибыли и т.д.

Введение в программу оборотно-сальдовой ведомости является обязательным. Без нее нельзя раскрыть свернутые в одну строку такие показатели, как кредиторская задолженность, и распределить ее компоненты по разделам аудита.

Отметим важность заведения в программу промежуточных форм баланса и отчета о финансовых результатах, даже при проведении аудита не поэтапно, а в целом за год. Эти данные позволяют проанализировать поквартально динамику изменения финансовых показателей предприятия при проведении финансового экспресс-анализа. Изучение результатов анализа является составной частью аналитических процедур.

При использовании агрегирования рекомендуется ввести в программу две оборотно-сальдовые ведомости: за текущий и за предыдущий период.