SAP (файлы excel *.xlsx)

Конвертер SAP предназначен для загрузки данных (проводки и остатки) из программы SAP.

Программа имеет ряд особенностей при построении отчетов, по этой причине реализован отдельный конвертер.

*(Особенность загрузки проводок заключается в поиске парной полупроводки, по ряду признаков. Загрузка остатков не имеет уникального механизма, разве что используется разделение счетов и субсчетов, как и в случае с проводками).

Поле «Журнал проводок» и «Аналитика сальдо» предназначены для выбора файлов для загрузки проводок и остатков соответственно.

По нажатию кнопки «Подготовить файл», программа попытается сопоставить содержимое файла конкретным полям конвертера(дата, счет, сумма и тп.) и даст возможность перенастроить это сопоставление на примере нескольких первых живых строк из файла. Если Вы подготавливаете файл с аналитикой сальдо – программа так же попытается найти и начальные остатки в файле аналитики, а так же прочитает дату их формирования.

Галочка «Разделять субсчета» - Разделяет счет вида XXXXXXXX на XX.XX.XXXXXX

Галочка «Показать настройки файла» - скрывает/отображает несколько первых строк из файла, с возможностью настройки сопоставления:

Чтобы загрузить данные в программу, нужно последовательно нажать на кнопки в правой части сервисного меню «Конверсия проводок» и «Конверсия сальдо».

Процесс конверсии может занимать длительное время, и программа позволяет формировать Журнал проводок по частям, например, по временным интервалам. Для этого после очередной конверсии в открывающемся диалоге выбрать «Добавить». Если выбрать «Заменить», то все предыдущие данные будут безвозвратно удалены.

Загруженные проводки и сальдо можно просмотреть в картотеке с помощью кнопок в правой части сервисного меню «Показать картотеку Проводки\Сальдо».

Правила формирования отчета по проводкам в SAP

SAP – позволяет конструировать отчеты в свободной форме.

Каждая очередная строка файла должна содержать полупроводку(не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одна полупроводка – одна строка).
Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и номера документав одном столбце)
Файл должен содержать следующие обязательные для загрузки данные: Дата полупроводки, Счет, Сумма, Содержание операции, Номер документа и индикатор Дт/Кт.

(!) Конвертер ищет парные полупроводки по совпадению даты, номера документа и суммы с иным знаком.
Индикатор Дт/Кт – это поле определяющее Дебетовая(S) или Кредитовая(H) полупроводка. (Иначе говоря, это поле должно содержать S или H в зависимости от признака счета дебет\кредит)

Так же имеет смысл добавить в отчет аналитику полупроводок, чтобы аудитор понимал, что это за операция не только по дате и номеру документа.

Правила формирования ведомости по остаткам в SAP

Каждая очередная строка файла должна содержать остаток. (не должно быть данных растянутых на 2 и более строки, одно сальдо – одна строка)
Каждый столбец должен содержать информацию одного рода (не допускается совмещения, например: даты и остатка одном столбце)
Особенностей формирования остатков в разрезе аналитики для SAP нет, достаточно сформировать файл содержащий поля (Счет, аналитика остатка, конечное сальдо Дт, конечное сальдо Кт)

Дополнительно не будет лишним добавить в отчет и начальные остатки (наподобие ОСВ), в таком случае аудитор сможет получить из ведомости и входящие остатки для процедуры «первая проверка»

Настройка работы конвертера из Excel (SAP/ИБ):

Этот раздел предназначен для технических специалистов, причем подобного рода настройка требуется лишь в крайний случаях, когда столкнулись с необычным форматом файла Excel.

Конвертер читает файл с правилами загрузки ConvertExcel.cfg из папки Config, располагающейся в корневой директории программы.

Редактировать файл правил загрузки можно с помощью встроенного в ОС приложения блокнот (notepad.exe) кодировка(1251).

Ключевые слова:

Method=I  Этот параметр указывает метод конверсии(0 - произвольный, 1 - Инфо-Бухгалтер, 2 - SAP) Значение целое(Integer) от 0 -2

ПРОВОДКИ Признак секции правил для загрузки проводок.

САЛЬДО Признак секции правил для загрузки остатков.

Описание правил:

Название поля конвертера | Признак критически важного для загрузки поля | Правило поиска по заголовку

Все правила независимы от регистра.

Пример:

Дата проводки|+|Дата

Конвертер будет искать дату проводки по первому вхождению в заголовке файла слова «Дата», причем это поле обязательное для загрузки, о чем говорит «+»

Номер документа|-|Номер док*

Конвертер будет искать номер документа по первому вхождению в заголовке файла маски «Номер док*» *- Это любое вхождение маски, включая пустое(например, «номер док» «номер документов» «номер ДОК» и тп.), причем это поле не обязательное для загрузки, признак «–»

Нач. сальдо ДТ|-| На Дебет

Конвертер будет искать сумму остатка по первому вхождению в заголовке файла маски «Дебет» - Это любой символ, за исключением пустоты, &LF – Это символ возврата каретки ASCII(10). Иначе говоря, конвертер будет искать структуру вроде «На 01.01.2021», и после символа новой строки должно идти слово Дебет.