Мониторинг

Проведению мониторинга предшествует назначение лиц, ответственных за функционирование процесса мониторинга и устранения недостатков, а также издание приказа на проведение мониторинга, котором устанавливаются сроки проведения и число проверяемых завершенных заданий.

Для этих локальных актов в AuditXP в разделе мониторинга предусмотрены бланки соответствующих приказов.

Процесс мониторинга и устранения недостатков раскрыт в пунктах с 35 по 60 МСК 1 и они являются основой для построения карты рисков.

Разработка и осуществление мероприятий по мониторингу включает инспектирование завершенных заданий, на основе которых выявляются недостатки системы управления качеством.

Для отражения результатов инспектирования завершенных заданий в программе AuditXP предусмотрен рабочий документ Выборочная проверка завершенных заданий.

Рассмотрим основные риски и ответные мероприятия на них, содержащиеся в карте рисков.

Прежде всего, следует отметить, что такой риск, как отсутствие мероприятий по мониторингу маловероятен, но существует риск того, что разработанные мероприятия по мониторингу не смогут приводить к выявлению существующих недостатков.

Есть риск того, что лица, которые назначаются на выполнение инспектирования, не соответствуют заявленным критериям, не обладают надлежащими способностями и профессиональной компетентностью, в том числе и достаточным временем. На любые мероприятия, процедуры должен быть отведен определенный временной ресурс.

МСК 1 подразумевает разные контрольные мероприятия и процедуры. Это риски того, что критерии отбора завершенных заданий для инспектирования не установлены или не соблюдаются. Может не соблюдаться характер, объем и сроки инспектирования.

Рассмотрим мероприятия, которые можно предпринять в ответ на эти риски.

1. Прежде всего, нужно установить в Положении о системе управления качеством те мероприятия, которые мы осуществляем при мониторинге.

Необходимо отслеживать актуальность положений и изменений в нормативных актах, на основании которых это Положение разработано. Нужно понять, насколько нужны изменения в основной части системы управления качеством. Насколько положения устарели, насколько они действенны, действительно ли они выполняются

В ходе мониторинга нужно проверить выполняются или нет процедуры, мероприятия по функционированию системы управления качеством. Проведение инспектирования это есть обязательное мероприятие. Критерии отбора этих заданий для выборочных инспекций и периодичность могут определяться аудиторской организацией с учетом того, что в выборка должна составляться исходя из требования, как минимум одно задание для каждого руководителя аудиторских заданий. Нет требования проверять каждый год, но обычно считается, что нужно установить периодичность не реже, чем раз в три года.

Лица, назначаемые на выполнение инспектирования завершенных заданий, должны быть, как и любые лица, проводящие проверку чьей-то работы, объективны. Это достигается определенным способом. Они не могут проверять сами свою работу и не могут инспектировать те задания, в которых они принимали участие и как руководители заданий и как просто члены группы по заданию.

В аудиторских организациях малых и средних нет такого лица, которое бы сохраняло объективность. Все либо входили в аудиторскую группу, либо консультировали. Кто-то осуществлял проверку качества выполнения задания, если она была необходима с точки зрения установленных самой аудиторской организации. В этом случае рекомендуется обращаться к поставщикам услуг.

Нужно иметь в виду, что для того, чтобы проверять работу аудитора с единым аттестатом, у проверяющего тоже должен быть единый аттестат. Если он в организации один с единым аттестатом, то в этом случае также нужно привлекать поставщика услуг.

Сотрудник, ответственный за функционирование системы управления качеством, может проводить мониторинг, но это только в том случае, когда ресурсы аудиторской организации невелики.

2. Замечания по определенному заданию могут не быть недостатками системы управления качеством. Тем не менее необходимо по замечаниям, выявленным в ходе выборочной инспекции завершенных заданий, провести мероприятия, направленные на то, чтобы избежать их в дальнейшем.

Нужно оценивать серьезность и всеобъемлющий характера выявленных недостатков,

3. Результаты мониторинга должны быть оформлены документально. В AuditXP для этого используется отчет. Структура и содержание отчета формируются автоматически на основе анализа проведенных процедур. В него включаются результаты выборочной инспекции завершенных заданий с указанием того, какие задания, на каком основании были выбраны и выявленные в ходе этого замечания, а также их классификация. Являются ли они недостатками или нет, причина их появления и какие мероприятия запланированы.

4. Важно осуществлять информационное взаимодействие с персоналом. Руководство самостоятельно или с привлечением поставщиков услуг должно доводить выявленные нарушения сведения всех сотрудников. Такими мероприятиями могут быть общие семинары или методические совещания с разъяснением и разбором ошибок.

5. Возложение конечной ответственности и обязанности отчитываться за систему управления качеством тоже является обязательным элементом процесса мониторинга и устранения недостатков. Оценка должна быть проведена на определенный момент времени и выполняться не реже одного раза в год. Это должно быть закреплено в Правилах осуществления системы управления качеством.

В отчете обязательно должны быть сделаны выводы. Они могут иметь следующие варианты.

Первый вариант - система управления качеством обеспечивает аудиторской организации разумную уверенность в том, что цели системы управления качеством выполняются.

Второй вариант - кроме вопросов, связанных с выявленными недостатками, которые оказывают значительное, но не всеобъемлющее влияние на разработку, внедрение и функционирование системы управления качеством, система управления качеством обеспечивает аудиторской организации разумную уверенность в том, что цели системы управления качеством в целом выполняются.

Третий вариант - система управления качеством не обеспечивает аудиторской организации разумную уверенность в том, что цели системы управления качеством выполняются.

Все указанные требования обеспечиваются созданием Отчета о системе управления качеством. Такой отчет в программе AuditXP формируется автоматически.

В соответствии с требованиями МСК 1 создаваемая документация должна подтверждать разработку, внедрение, проведение ответных мероприятий, чтобы лицо и лица, на которые возложена конечная ответственность и обязанность отчитываться о системе управления качеством, имели возможность оценить такую систему.

Цели в области обеспечения качества и риски, связанные с качеством, а также описание мероприятий в ответ на эти риски достигаются созданием карты рисков.

Доказательства проведения мероприятий по мониторингу, оценке замечаний, выявленных недостатков должны быть задокументированы. Так же нужно задокументировать, меры по устранению выявленных недостатков, саму оценку разработки и внедрения данных мер по устранению недостатков, а также кому и когда и в каком объеме представлялась информация по вопросам мониторинга и устранения недостатков.

Выполнение этих требований обеспечивается созданием Отчета по результатам мониторинга.

Обоснование оценки того, что наша система управления качеством обеспечивает аудиторской организации разумную уверенность в том, что все нужные цели достигнуты состоит в том, что мы действовали в соответствии с правилами внутреннего контроля. В соответствии с ними провели мониторинг и по результатам мониторинга никаких не выявлено.

Данный раздел включает в себя: